Aprire un’Agenzia di viaggi conviene? Come fare, costi, guadagni, requisiti

Aprire un’agenzia di viaggi è il sogno di tanti, soprattutto quanti sono appassionati di viaggi ma, soprattutto, dell’organizzazione dei viaggi. Il che implica rapportarsi con i migliori prezzi dei mezzi con cui abbiamo deciso di sportarci, delle strutture per pernottare, dei luoghi da vedere, delle attività da svolgere, dove fermarsi a mangiare, ecc.

Del resto, organizzare un viaggio è qualcosa di molto complesso. E, per quanto da tempo il web offra la possibilità di farlo in completa autonomia e comodamente davanti a un Pc, un tablet o uno smartphone, è anche vero che ci sono viaggi più complessi perché svolti in paesi molto lontani dal nostro. Non solo fisicamente, ma anche per burocrazia e stili di vita.

Quindi, il consiglio e il supporto di esperti qualificati sarebbe opportuno (spesso la cronaca ci restituisce notizie drammatiche relative proprio a disavventure di chi si è inoltrato in posti poco raccomandabili). Si pensi poi all’organizzazione del fatidico viaggio di nozze, che in genere richiede l’aiuto e il supporto di un’agenzia di viaggi.

Dunque, vediamo come aprire un’agenzia di viaggi, quali sono i costi da sostenere, i requisiti da avere, i guadagni, ecc.

Cos’è e cosa fa un’agenzia di viaggi

Il Codice del Turismo sancisce che un’agenzia di viaggi è un’impresa specializzata nell’organizzazione di viaggi per conto terzi. Occupandosi dunque di tutti gli aspetti inerenti a una vacanza turistica o a un viaggio di lavoro. Ovvero:

• Prenotare i i biglietti dei mezzi che si utilizzeranno: voli, treni, autobus, crociere, navette, ecc.;
• Prenotare hotel, resort, appartamenti e altri tipi di strutture per il pernottamento notturno e/o notturno;
• Fornire assistenza per quanto concerne i documenti di viaggio (sia da possedere all’atto della partenza, come passaporti e visti, sia giunti sul posto per circolare ove si prevedano aggiuntivi);
• Fornire un’assicurazione di viaggio contro gli infortuni o per i danni a oggetti e/o animali;
• Consigliare ed eventualmente organizzare con tanto di prenotazioni le attività da svolgere in loco (escursioni, luoghi culturali di interesse da visitare, migliori spiagge per il mare, eventi e spettacoli da vedere, ecc.);
• Fornire informazioni sulle condizioni meteorologiche e consigliare quando partire in base alle preferenze dei clienti (quando c’è neve se amano sciare, quando fa caldo se amano il mare, quando evitare le stagioni piovose, ecc.)
• Consigliare e/o prenotare ristoranti e posti dove mangiare;
• Informare su usi e costumi locali ed eventuali atteggiamenti o comportamenti da evitare;
• Vari ed eventuali.

In genere le agenzie di viaggi offrono dei pacchetti all inclusive che includono più tipi di servizi ed è proprio su questi che si gioca la concorrenza. Per fare ciò, però, dovranno collaborare strettamente e stipulare anche convenzioni con le società di trasporto, gli enti locali, le ambasciate, gli alberghi (o B&B), i tour operator, i ristoranti, i villaggi vacanze, ecc.

Ma anche avere una buona cultura generale e una discreta infarinatura in geografia, storia, tradizioni degli altri paesi. Nonché capacità di utilizzare le piattaforme esistenti o le nuove che emergono.

Il tutto, per offrire il massimo confort ai turisti che ad essa si rivolgono, soprattutto i più ansiosi, inesperti, esigenti.

Occorrono poi alcune caratteristiche prettamente caratteriali, come capacità di problem solving, di gestire lo stress, forte empatia e predisposizione verso gli altri.

Infine, è opportuno conoscere bene la lingua inglese e possibilmente lo spagnolo, visto che sono le lingue più parlate al mondo. Così da non avere problemi in caso occorra rapportarsi con siti o istituzioni estere, nonché con turisti stranieri. Altra lingua importante sarebbe il francese.

Come aprire un’agenzia di viaggi: la burocrazia

In Italia il Turismo è di competenza delle Regioni, per cui molte normative cambiano da regione a regione. Pertanto, si può fare solo un discorso generale che rientra nella cornice legislativa nazionale che fa poi da cornice alla legislazione regionale in materia. Consigliamo quindi di aggiornarsi presso il sito dell’assessorato al turismo della propria regione e di rivolgersi a un buon commercialista.

In generale, possiamo dire che occorrano:

• Iscrizione al Registro Imprese, scegliendo la forma giuridica più adatta alle proprie necessità, esigenze ed ambizioni;
• Iscrizione all’Albo Regionale o Provinciale delle agenzie di viaggio e turismo territoriale di riferimento;
• Apertura Partita IVA (codice Ateco 79.11.00: “Attività delle agenzie di viaggio”);
• Presentazione della SCIA – segnalazione certificata di inizio attività – al Comune dove l’agenzia avrà la propria sede. La richiesta va inoltrata almeno 30 giorni prima dell’effettiva apertura della tua agenzia. Al comune va anche richiesta l’autorizzazione di installare un’insegna;
• Ottenere licenze e autorizzazioni da parte delle autorità di trasporti per vendere i biglietti. Si pensi, per esempio, all’autorizzazione ENAC per vendere biglietti aerei.

Una figura fondamentale è poi quella del Direttore tecnico qualificato, iscritto regolarmente all’albo regionale. Sebbene alcuni contesti locali si accontentino che il titolare abbia un titolo di studio inerente al turismo (diploma o laurea a indirizzo turistico) o una certificazione in ambito turistico (ottenibile frequentando un corso di formazione e superando un esame presso gli uffici provinciali o regionali).

Sarebbe poi opportuno stipulare con una società di assicurazione le eventuali polizze assicurative contro gli infortuni e i danni agli oggetti o agli animali. Così come la polizza in caso di mancata partenza. Stipulare poi accordi con banche e società di credito per l’erogazione di finanziarie, così da evitare al cliente il disbrigo di altre pratiche all’esterno ma fornendo invece questo servizio contestualmente sul posto. Un servizio allettante che può attirare molti clienti.

Occorrerà poi possedere l’abilitazione di gestore di pubblico esercizio e comunicare l’assunzione all’INPS e all’INAIL di eventuali dipendenti.

Meglio poi stabilire una rete con ambasciate, il Ministero del Turismo, tour operator e proloco, istituzioni estere. Così da fornire un servizio informativo e organizzativo migliore e potersi muovere meglio in caso di problemi.

Quali sono le leggi che regolano il Turismo in Italia

In generale, le leggi che in Italia regolano il Turismo al momento della scrittura sono le seguenti:

Legge 135 del 2001 “Riforma della Legislazione nazionale del Turismo” e il Dlgs 79/2011 “Codice della normativa statale in tema di ordinamento e mercato del turismo”

Quanto costa aprire un’agenzia di viaggi

Le spese e i costi da affrontare per aprire un’agenzia di viaggi sono tanti e di diversa natura. Tra i principali abbiamo:

Tra le principali voci di spesa troviamo:

• Registrazione presso la Camera di Commercio: varia da zona a zona, mediamente si aggira intorno ai 300-500 euro;
• Assicurazione RCT (Responsabilità Civile del Titolare): obbligatoria e garantisce la copertura dei danni causati durante lo svolgimento dell’attività. Il costo dipende dalle garanzie richieste e dalle dimensioni dell’agenzia. Si va da qualche centinaio di euro all’anno fino a qualche migliaia di euro;
• Affitto locale: altro costo che dipende da molti fattori. La grandezza del locale, il costo della vita della città in cui ha sede, la visibilità fronte strada, la centralità in cui è ubicato, se si trova in un centro commerciale o parco commerciale, ecc. Si va dai 300 euro ai 2-3mila euro all’anno;
• Arredamento del locale: il locale va arredato adeguatamente, per offrire calore e confort ai clienti che vi entrano. Quindi poltroncine per l’attesa, pavimenti, quadri, piante, appendiabiti, sedie, lampadari, ecc. Occorrono poi scrivanie, scaffali, più prese elettriche, ecc. Molto dipenderà dallo stile che vogliamo dare al locale: se vintage o moderno, essenziale o pomposo, ecc. Ma anche se alcuni elementi già trovati li lasceremo, se intendiamo prendere tutto nuovo, ecc. Parliamo comunque di svariate migliaia di euro, che possono sfociare anche in qualche decina di migliaia di euro;
• Acquisto di apparecchiature elettroniche e informatiche: per poter lavorare occorre un’adeguata attrezzatura hardware e software, nuova o comunque aggiornata. Quindi Pc, stampanti, fax, software specifici per le agenzie di viaggi e altre attrezzature per svolgere l’attività. Parliamo di 1-2 mila euro;
• Acquisto licenze e autorizzazioni: commisurabili in qualche migliaio di euro, tra primo acquisto e pagamento annuale;
• Personale: qui dipende da quanti dipendenti decidiamo di avere. Lo stipendio medio si aggira intorno ai 1.300 euro lordi, da moltiplicare per ogni dipendente e a cui aggiungere straordinari, gratifiche, bonus legati alla produttività, ecc. Anche qui dunque parliamo di diverse migliaia di euro l’anno;
• Utenze e tasse: per poter lavorare occorrerà l’attacco della luce, di una linea telefonica (telefono e internet) e dell’acqua (per il bagno di servizio ed eventualmente di quello aperto al pubblico). Il costo sarà di 200-300 euro al mese in media. Occorrerà poi aggiungere la tassa sui rifiuti, che va pagata in base ai mq del locale e le tasse locali e regionali destinate alle imprese;
• Pubblicità iniziale e durante l’attività tramite volantinaggio, cartellonistica e Social (valutare l’ingaggio di un Social media manager);
• Pulizia del locale: questa scelta è facoltativa, ma sarebbe giusto tenere l’igiene del locale sempre in ordine. Si può scegliere di fare da sé o di avvalersi di una ditta di pulizie.

Dunque, parliamo di tanti costi da tener presente, alcuni fissi ma molti sono variabili in base alle scelte individuali, la zona in cui l’agenzia è ubicata, il volume di affari, ecc.

Insomma, per stare tranquilli e non ricorrere a prestiti o debiti, sarebbe opportuno avere una base di partenza di 70.000-100.000 euro. O di chiedere prestiti il giusto e rivolgendosi a enti accreditati per farlo. Inoltre, per i giovani solitamente le regioni prevedono dei finanziamenti e prestiti agevolati ed esenzioni fiscali per avviare attività d’impresa.

Aprire un’agenzia di viaggi in franchising: come funziona e se conviene

La scelta del franchising, come per altri tipi di attività (qui abbiamo parlato delle concessionarie per esempio) può essere utile per ammortizzare i costi. Ma anche per ottenere già delle licenze dato che ci si affilia a brand già esistenti sul mercato.

In genere, i costi dipendono da cosa prevedono le agenzie in questione. Ci sono quelle che richiedono una quota d’ingresso alta ma poi non richiedono royalties in corso (o molto basse), o viceversa.

a) Principali vantaggi di aprire un’agenzia di viaggi in Franchising:

1. Formazione continua;
2. Assistenza burocratica, sull’arredamento del locale e la sua ubicazione;
3. Ottenimento di molte licenze e autorizzazioni fin da subito in qualità di affiliato;
4. Possibilità di godere fin da subito di un brand riconosciuto. Senza dover affrontare costi di pubblicità.

b) Principali svantaggi di aprire un’agenzia di viaggi in Franchising

1. Quasi nulli margini decisionali, visto che quasi tutto viene imposto dall’alto;
2. Se l’agenzia a cui siamo affiliati va male, viene travolta da uno scandalo o fallisce, ci trascinerà con sé nell’abisso.

Una scelta potrebbe essere quella di iniziare con un franchising, soprattutto se si dispone di pochi capitali, per poi diventare autonomi dopo alcuni anni. Quando si avrà maturato la giusta esperienza nel settore e si sarà costruito un buon bacino di clienti per fare il passo decisivo.

Aprire un’agenzia di viaggi online: come funziona e se conviene

Un’altra opzione, soprattutto per abbattere molti costi relativi al locale, alle utenze, ai dipendenti, potrebbe essere quella di aprire un’agenzia di viaggi esclusivamente online.

I vantaggi principali sono sicuramente quelli relativi suddetti relativi ai costi, ma tanta burocrazia resta invariata relativa a licenze e autorizzazioni. Almeno che non si apra anche in franchising, aggiungendo altri vantaggi (ma, come visto nel paragrafo precedente) anche svantaggi. Inoltre, occorre anche trovare la società franchisor che preveda agenzie solo online.

Parliamo comunque di un investimento medio di circa 10mila euro.

Tra gli svantaggi troviamo il fatto che sicuramente avere una sede fisica (o più sedi fisiche) ci rende più raccomandabili agli occhi dei clienti. Anche alla luce delle tante truffe che ogni anno si consumano nel settore dei viaggi. Inoltre, molti già utilizzano i siti web per organizzare viaggi da soli, mentre avere una sede attraente e che dà un senso di autorevolezza e conoscenza della materia, può appunto spingerli a rivolgersi a noi di buon grado.

Inoltre, occorrerà avere l’apparecchiatura hardware e software adeguata e impeccabile e ottima predisposizione al web e alla navigazione online.

Forse la soluzione migliore, e in fondo anche obbligata nell’era del web e dell’e-commerce imperante, è una formula ibrida. Con sede o sedi fisiche ma anche la possibilità di operare online per chi non può raggiungere la sede.

Quanto si guadagna con un’agenzia di viaggi

Come immaginabile, è difficile stabilire delle cifre inerenti al guadagno, perché dipende da molti fattori: la propria bravura imprenditoriale, il contesto storico, la situazione economica generale, la concorrenza, la fortuna, ecc.

Sulla vendita dei prodotti, la percentuale media di guadagno sulla vendita di prodotti, biglietti e sul booking è del 15%, con un minimo del 7 percento e un massimo che può superare il 20 percento.

Perché un’agenzia viaggi entri a regime ci vogliono generalmente 3 / 5 anni, ma tanti sono i fattori che possono accorciare o allungare i tempi.

Il fatturato medio di un’agenzia viaggi durante il primo anno di attività si aggira intorno a 200.000 €. Ma occorre sottrarre costi e spese vari ed eventuali, quindi il margine di guadagno medio annuo potrebbe attestarsi intorno ai 15.000 / 20.000 euro circa.

Occorre poi anche aggiungere che il fatturato di un’agenzia di viaggi che va benissimo può tranquillamente superare i 700.000 euro annui.

Dipende anche dalla formula scelta: in autonomia Vs franchising; se fisica o online (o ibrida). Il che pesa su costi e profitti.

Conviene aprire un’agenzia di viaggi? Vantaggi e svantaggi

Tiriamo ora le somme alla luce di quanto detto lungo questa guida, riepilogando Pro e Contro di aprire un’agenzia di viaggi.

a) Vantaggi:

• attività imprenditoriale dinamica e coinvolgente, ideale per chi ama rapportarsi col prossimo e, soprattutto, il mondo dei viaggi;
• il settore del turismo è in costante crescita, poiché coinvolge tante categorie di persone. Sempre più anziani, dato l’allungamento delle aspettative di vita, ma anche persone meno abbienti, grazie ai prezzi più accessibili di un tempo;
• ottime possibilità di guadagno una volta andati a regime e se l’attività va molto bene, prediligendo la modalità ibrida on e offline.

b) Svantaggi:

• il settore turistico vive anche delle fasi di congiuntura, dovute alle crisi cicliche;
• molti paesi sono preclusi ai viaggi complici guerre, colpi di stato, criminalità locale, ecc. E ciò riduce le possibilità di guadagno;
• settore influenzato negativamente anche dalla cronaca, in primis al terrorismo o alle problematiche sanitarie, che possono comportare un crollo della domanda;
• d) la possibilità di organizzare i viaggi online e in modo autonomo, specie tra i giovani, ha ridotto drasticamente quanti si rivolgono alle agenzie di viaggio per organizzare le proprie vacanze o semplici spostamenti.

Qui abbiamo parlato di come diventare guida turistica.